ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головного управління Держземагентства в Івано-Франківській області

від 23.10.2012 року №2

 

 

 

Інструкція
з діловодства в Головному управлінні Держземагентства в Івано-Франківській області та в управліннях (відділах) Держземагентства у районах та містах області.

 

I. Загальні положення

1. 1.Інструкція з діловодства в Головному управлінні Держземагентства в Івано-Франківській області (далі Головне управління) та територіальних органах, що належать до сфери його управління (далі – Інструкція), встановлює загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства в Головному управлінні та територіальних органах , що належать до сфери його управління, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
2. 2.Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві Головного управління та територіальних органах Держземагентства, що належать до сфери його управління, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.
3. 3.Викладені у цій Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у Головному управлінні та територіальних органах Держземагентства, що належать до сфери його управління розроблені на основі Типової інструкції з діловодства в територіальних органах Держземагентства, державних підприємствах, що належать до сфери його управління, яка затверджена наказом Держземагентства України від 28.02.12 №80 та на основі регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі – регламенти та національні стандарти).
4. 4.Відповідальність за організацію діловодства у Головному управлінні територіальних органах Держземагентства, що належать до сфери його управління, за зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів несуть їх керівники.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України, актах Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі – акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі – запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники керівника територіальних органів Держземагентства, державних підприємств, що належать до сфери його управління, згідно з розподілом функціональних обов’язків.

1. 5.Організація діловодства в Головному управлінні відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції покладається на відповідний структурний підрозділ, а в територіальних органах Держземагентства, що належать до сфери його управління, покладається на відповідну діловодну службу.

       У територіальних органах Держземагентства, що належать до сфери управління Головного управління, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу, про що видається наказ та зазначається у посадовій інструкції.

       6.Основним завданням служби діловодства є встановлення в Головному управлінні та територіальних органах Держземагентства, що належать до сфери його діяльності, єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в його структурних підрозділах. Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:

розробляє номенклатуру справ ;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі особі, відповідальній за ведення архіву (далі – архів);

забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами Головного управління та територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, вимог інструкцій, регламентів та національних стандартів;

вживає заходів до зменшення обсягу службового листування;

проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах;

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду територіального органу Держземагентства, державного підприємства, що належить до сфери його управління та користування ним;

ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників, з питань діловодства;

 

II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги до створення документів

         7.Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

       8.Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями Головного управління та територіальних органів Держземагентства, що належать до сфери його управління, положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.

       9.У Головному управлінні та територіальних органах Держземагентства, що належать до сфери його управління, визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

       10.Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації ( Наказ, розпорядження, постанова, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом Головного управління та територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

     11.Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та спрямовуватись на виконання Головному управлінню та територіальним органом Держземагентства, що належать до сфери його управління, покладених на нього завдань і функцій.

     12.Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі – ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (далі –ДСТУ 4163-2003).

       13.Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

       14.З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів.

       15.Головне управління та територіальні органи Держземагентства, що належать до сфери його управління, здійснюють діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

       16.Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

 

 

Бланки документів

       17.Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) – для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 – ліве;

10 – праве;

20 – верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

       18.У Головному управлінні та територіальних органах Держземагентства, що належать до сфери його управління, використовують такі бланки документів:

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 2);

бланки для листів (додатки 3);

бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додаток 4).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.

       19.Головне управління та територіальні органи Держземагентства, що належать до сфери його управління, розробляють бланки документів структурних підрозділів або бланки документів посадової особи у тому разі, коли керівник підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень, зазначених у пункті 52 цієї Інструкції.

       20.Головне управління та територіальні органи Держземагентства, що належать до сфери його управління, що ведуть листування з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною. Державний Герб України та Герб Автономної Республіки Крим на таких бланках проставляються у центрі верхнього поля. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.

         21.Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

За рішенням керівника Головного управління та територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, бланки можуть виготовлятись за допомогою комп’ютерної техніки.

       22.Види бланків, що використовуються в Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління, та порядок їх обліку визначаються розпорядчими документами Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління.

Обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.

Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.

Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених за допомогою комп’ютерної техніки, приймає керівник Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються керівником, про що видається розпорядчий документ.

       23.Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

Оформлення реквізитів документів

     24.Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники установ оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Зображення Державного Герба України

       25.Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-ХII “Про Державний герб України”, Герба Автономної Республіки Крим – відповідно до нормативно-правових актів Верховної Ради Автономної Республіки Крим.

Зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування установи, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота – 17 міліметрів, ширина – 12 міліметрів.

Коди

     26.Код установи проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту “Довідкові дані про установу”.

     27.Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає керівник Головного управління та територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління.

Найменування установи

     28.Найменування Головного управління та територіального органу Держземагентства, державного підприємства, що належить до сфери його управління, – автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.

Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення – повністю.

Найменування Головного управління, розміщується нижче найменування Держземагентства, а найменування територіального органу, розміщується нижче найменування Держземагентства та найменування Головного управління.

Довідкові дані про установу

     29.Довідкові дані про Головне управління та територіальний орган Держземагентства, що належить до сфери його управління, містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування головного управління та територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, або структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

     30.Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

     31.Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 03 червня 2011 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

     32.Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в Головному управлінні та територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, – вхідний чи такий, що створений у Головному управлінні або територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління, наприклад: 845/01-10, де 845 – порядковий номер, 01-10 – індекс справи за номенклатурою.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності – індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також інший індекс, що застосовується в Головному управлінні та територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління, та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 – індекс справи за номенклатурою, 258 – порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом “Для службового користування”.

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 – для спільних розпорядчих документів або       03-14/450/02-11/208 – для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів – 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім –           77 міліметрів.

Посилання на реєстраційний індекс і дату

     33.Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Місце складення або видання

     34.Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування Головного управління та територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, цей реквізит не зазначається.

Гриф обмеження доступу

     35.Гриф обмеження доступу до документа (“Для службового користування”, “Таємно”, “Цілком таємно”, “Особливої важливості”) оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту “Адресат” або “Гриф затвердження”.

Адресат

     36.Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Державне агентство земельних ресурсів України

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Державна архівна служба

Фінансово-економічне управління

Начальнику управління

прізвище, ініціали (ініціал імені)

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Держземагентства України

прізвище, ініціали (ініціал імені)

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Центральним державним архівам

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит “Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції України

вул. Городецького, буд. 13,
м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

Гончарук Олександр Сергійович

вул. Сурікова, буд. 3а, кв. 1,
м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

Гриф затвердження документа

     37.Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом установи. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом Головного управління або територіального органу Держземагентства, що належать до сфери його управління, що видав відповідний акт.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 5).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник Головного управління Держземагентства у Івано-франківській області

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

У разі коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головного управління Держземагентства у Івано-Франківській області
12 березня 2009 року № 298

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

     38.Резолюція – це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту “Адресат” паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

Заголовок до тексту документа

     39.Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”. Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х  148  міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

Відмітка про контроль

     40.Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери “К” чи слова “Контроль” (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа установі – авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

Текст документа

     41.Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція Головного управління або територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

     42.Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною – конкретні характеристики.

     43.Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова “Продовження додатка”.

Відмітки про наявність додатків

     44.Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

     45.Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

     46.На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 39 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: “що додається” або “(додається)”.

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток 5
до Інструкції

(пункт 8)

     47.Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додаток
до наказу Держземагентства

України
20.04.2009 № 295

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: “що додається”, “згідно з додатком”, “(додаток 1)”; “відповідно до додатка 2” або “(див. додаток 3)”.

     48.Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів Головного управління та територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

     49.У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву 20.09.2010 № 595/ 04-12 і додаток до нього,

всього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Якщо до листа додається електронний носій, то у відмітці про наявність додатка зазначається обсяг інформації, наприклад:

 

Додаток: CD–R, 134 КБ.

Підпис

       50.Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях (статутах) про Головне управління та про територіальні органи Держземагентства,

що належать до сфери його управління, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі (розпорядженні) про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника територіального органу Держземагентства, державного підприємства, що належить до сфери його управління, та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються керівником Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, або у разі його відсутності заступником, який згідно з розподілом повноважень виконує його обов’язки.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються керівником Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, або його заступниками згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

     51. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного – якщо документ надрукований не на бланку, скороченого – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, наприклад:

Начальник Головного управління Держземагентства у Івано-Франківській області	підпис	ініціали (ініціал імені), прізвище
Начальник	підпис	ініціали (ініціал імені), прізвище

     52. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи –автора, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

     53.Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Начальник	підпис	ініціали (ініціал імені), прізвище
Головний бухгалтер	підпис	ініціали (ініціал імені), прізвище

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

     54.Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії	підпис	ініціали (ініціал імені), прізвище
Секретар комісії	підпис	ініціали (ініціал імені), прізвище

     55.У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів “Виконуючий обов’язки” або “В. о.” здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).

     56.Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

     57.Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Візи та гриф погодження

     58.У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

     59.Погодження може здійснюватись як в Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за його межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

     60.Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) та прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

     61.Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління.

     62.Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Начальник загального відділу

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

 

Про наявність зауваження обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.

     63.Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

     64.Порядок візування певних видів документів зазначається в інструкції Головного управління і територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління.

     65.За зміст документа відповідають особи, які його візують, відповідно до компетенції.

     66.Якщо під час візування з’ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він має повторно візуватися.

     67.Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Голова Держземагентства України

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання
експертно-перевірної
комісії Укрдержархіву

Дата                 №

     68.Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

     69.У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається “Аркуш погодження”, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

 

Найменування посади	підпис	ініціали (ініціал імені), прізвище
Дата

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

     70.Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

з установами вищого рівня.

 

Відбиток печатки

     71.На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається Головним управлінням, територіальним органом Держземагентства, що належить до сфери його управління, на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 6), в інструкції установи.

     72.Відбиток печатки, на якій зазначено найменування Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, або його структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.

     73.Наказом (розпорядженням) керівника Головного управління територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Відмітка про засвідчення копій документів

     74. Головне управління, територіальний орган Держземагентства, що належить до сфери його управління, може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, його заступників або керівника структурного підрозділу.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належать до сфери його управління, може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка “Копія” проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

     75.Напис про засвідчення документа складається із слів “Згідно з оригіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа “Підпис”, наприклад:

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст
відділу документального, господарського та організаційного забезпечення  підпис  ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, кадрової служби, бухгалтерії тощо).

     76.На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:

Дата, індекс

________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Директор		ініціали (ініціал імені), прізвище
Згідно з оригіналом
Провідний спеціаліст відділу організації діловодства	підпис	ініціали (ініціал імені), прізвище
відбиток печатки служби діловодства
Дата

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Відмітки про створення, виконання документа,

наявність його в електронній формі та надходження

до Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління

 

     77.Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 256 23 29

або

Петренко Олена Іванівна 256 23 29

У разі потреби зазначаються шифр друкарки (складається з перших літер імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дата друкування, наприклад:

Іваненко 452 85 98

ДН 3 16.03.2011

     78.Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова “До справи”, номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

     79.Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім’я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc

     80.Відмітка про надходження документа до Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, – одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби – година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 150 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа – автор документа подає службі діловодства документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі –авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

Запис про державну реєстрацію

     81.Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів, у відповідних органах юстиції в установленому законодавством порядку.

На першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

Складення деяких видів документів

Накази (розпорядження)

     82.Накази (розпорядження) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, адміністративно-господарських або кадрових питань.

     83.Проекти наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням керівника Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, чи за власною ініціативою.

Проекти наказів з кадрових питань (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує кадрова служба на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

     84.Проекти наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, керівником служби діловодства, керівником або посадовою особою структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

     85.Проекти наказів з кадрових питань візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів – посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

     86.Структурним підрозділом з юридичного забезпечення обов’язково візуються за наявності усіх необхідних віз проекти наказів нормативно-правового характеру, а також накази з кадрових питань та з інших питань, визначених інструкцією Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління.

Проекти наказів (розпоряджень), що надаються для підписання керівникові Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, візуються його заступником відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу (розпорядження) здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

Якщо в процесі погодження до проекту наказу (розпорядження) вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

   87.Накази (розпорядження) підписуються керівником Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, а у разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його обов’язки.

Після підписання наказу (розпорядження) зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу (розпорядження) про внесення змін.

     88.Наказ (розпорядження) оформляється на бланку наказу (розпорядження). Зміст наказу (розпорядження) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження…”, “Про введення…”, “Про створення…”,) або іменника (“Про підсумки…”, “Про заходи…”).         

     89.Текст наказу (розпорядження) з питань основної діяльності головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів “На виконання”, “З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер і заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина наказу починається із слова “НАКАЗУЮ”, розпорядження може починатися із слова “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: “головам районних державних адміністрацій”, “начальникам структурних підрозділів”.

При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: “прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо.

     90.Якщо наказом (розпорядженням) відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: “Визнати таким, що втратив чинність,…”.

Зміни, що вносяться до наказу (розпорядження) оформляються окремим наказом (розпорядженням), який повинен мати такий заголовок: “Про внесення змін до наказу (розпорядження)…” із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу (розпорядження) починається з такого пункту:

“1. Внести зміни до наказу (розпорядження)”.

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

“1) пункт 2 викласти в такій редакції: …”;

“2) пункт 3 виключити”;

“3) абзац другий пункту 4 доповнити словами …”.

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), у першому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається:

“1) Внести зміни до … (додаються)”.

     91.Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу (розпорядження).

     92.До наказів (розпоряджень) не може включатися пункт “Наказ (розпорядження) довести до відома…”. Структурні підрозділи Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належать до сфери його управління, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ (розпорядження), зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства після підписання такого документа.

     93.Накази з кадрових питань оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених – про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

     94.Зміст індивідуального наказу з кадрових питань стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: “Про призначення… ”, “Про прийняття… ”. У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: “Про кадрові питання”, “Про особовий склад”.

     95.У тексті наказів з кадрових питань, як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

     96.Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: “ПРИЙНЯТИ”, “ПРИЗНАЧИТИ” “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ”, “ВІДРЯДИТИ”, “НАДАТИ”, “ОГОЛОСИТИ” тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими – ім’я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

     97.У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

     98.У зведених наказах з кадрових питань до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

   99.У кожному пункті наказу з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

       100.Під час ознайомлення з наказом згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

   101.Спільний наказ (розпорядження) установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа – посередині. Дата спільного наказу (розпорядження) повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа – складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова “НАКАЗУЄМО” (“ЗОБОВ’ЯЗУЄМО”). Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів (розпоряджень) повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

     102.Порядок підготовки наказів нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації у Мін’юсті, його територіальних органах, визначається законодавством.

     103.Накази (розпорядження) нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази (розпорядження) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію.

     104.Копії наказів (розпоряджень) засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.

Протоколи

     105.У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

   106.Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

   107.Протокол оформляється на бланку протоколу (за наявності такого бланку) або на загальному бланку територіального органу Держземагентства, державного підприємства, що належить до сфери його управління, а у разі, коли бланки не передбачені, – на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) як з кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням реквізитів.

   108.Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

   109.Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових рад, експертних комісій тощо. У реквізиті “місце засідання” зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

   110.Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

   111.Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

   112.У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний – перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про”.

   113.Основна частина повного протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ.

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

   114.Після слова “СЛУХАЛИ” зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: “Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.

   115.Після слова “ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

   116.Після слова “ВИРІШИЛИ” (“УХВАЛИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”) фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

   117.У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит “Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.

   118.Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

   118.Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

   119.Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Службові листи

   120.Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

   121.Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

   122.Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання “про що?”.

   123.Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

   124.Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: “просимо повідомити…” “роз’яснюємо, що…” або від третьої особи однини – “управління інформує…”, “управління вважає за доцільне”.

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини – “прошу…”, “пропоную…”.

Службові листи підписуються відповідно до пункту 52 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

   125.Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) – керівники заінтересованих структурних підрозділів установи, а також заступник керівника Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, відповідно до функціональних обов’язків (якщо лист повинен підписувати керівник).

Документи до засідань колегіальних органів

   126.Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.

   127.Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.

Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.

Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

   128.Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п’ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання – не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проект рішення колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів його апарату, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби – проект наказу;

довідку про погодження проекту рішення із заінтересованими структурними підрозділами територіального органу Держземагентства, державного підприємства, що належить до сфери його управління, та іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

   129.Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або в протокольній частині колегіального органу окремо з кожного засідання.

   130.У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

   131.За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів апарату колегіального органу.

   132.Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 107–122 цієї Інструкції.

   133.Рішення колегіального органу Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, реалізуються шляхом видання наказів, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.

Документи про службові відрядження

   134.Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління.

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім’я керівника або його заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, підготовленим відповідно до абзацу другого пункту 85 цієї Інструкції, передається керівникові Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 7).

   135.Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного керівником Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до бухгалтерської служби Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління.

III. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

   136.Документообіг Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, – це проходження документів в Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління, з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління, на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

   137.Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів у Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його діяльності, найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування у Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його діяльності, структурних підрозділів і робочих місць.

   138.Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, регламентами роботи Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

  

Облік обсягу документообігу

   139.Обсяг документообігу Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, – це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

   140.Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої у Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління, системи обліку документів.

Облік документів може здійснюватися як за Головним управлінням, територіальним органом Держземагентства, що належить до сфери його управління, в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються керівництву Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

   141.Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 8).

Приймання та первинне опрацювання
документів, що надходять до територіального органу Держземагентства, державного підприємства, що належить до сфери його управління

   142.Доставка документів до Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв’язку і електрозв’язку, а також кур’єрською та фельд’єгерською службою.

Поштою та кур’єрською службою доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв’язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

   143.Усі документи, що надходять до Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, приймаються централізовано в службі діловодства.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміново” фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління.

   144.У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто” та «тендерний комітет».

   145.Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший – зберігається у службі діловодства.

   146.Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

   147.Факт і дата надходження документа до Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, обов’язково фіксуються за правилами.

   148.Електронні носії інформації обов’язково передаються до територіального органу Держземагентства, державного підприємства, що належить до сфери його управління, із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

   149.У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов’язково інформують відправника.

 

Попередній розгляд документів

   150.Докменти, адресовані керівникам Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду в службі діловодства.

   151.Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов’язкового розгляду керівником Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, його заступниками або структурними підрозділами.

Обов’язковому розгляду керівником Головного управління територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, підлягають акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, доручення Голови Держземагентства та заступників Голови Держземагентства, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, і потребують вирішення безпосередньо керівником.

Інші документи передаються заступникам керівника або структурним підрозділам (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов’язків.

   152.Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

   153.Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб’єктів розгляду кореспонденції, передбачені у положеннях (статутах) пр. Головне управління, територіальний орган Держземагентства, що належить до сфери його управління, та у положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками, посадових інструкціях, а також класифікатор питань діяльності, номенклатура справ, схеми проходження документів.

   154.На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства (додаток 9), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

Реєстрація документів

   155.Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

   156.Реєстрація актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд керівника Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, та його заступників, розпорядчих документів, листів за підписом керівника та його заступників, протоколів і рішень колегіальних органів проводиться централізовано службою діловодства.

Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах:

звернення громадян – у структурному підрозділі, що займається розглядом звернень та прийомом громадян;

документи органів виконавчої влади, установ, підприємств і організацій, а також документи обмеженого доступу з грифом «Для службового користування» – у службі діловодства, або визначеною для цього наказом особою;

запити на інформацію – у службі діловодства або визначеною для цього особою;

бухгалтерські документи (акти, договори) та фінансові звіти – у бухгалтерській службі;

договори – у структурному підрозділі з юридичного забезпечення.

накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) в кадровій службі;

 

Окремо реєструються:

       накази з основної діяльності – у службі діловодства, визначеною для цього особою в журналі;

накази з адміністративно-господарських питань – у службі діловодства, визначеною для цього особою в журналі;

накази з кадрових питань (відповідно до їх видів та строків зберігання) – у кадровій службі;

про відрядження та посвідчення про відрядження – у бухгалтерській службі.

 

      

Реєстрації підлягають також документи, створені в Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління (довідки, доповідні записки, заяви тощо).

   157.Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

   158.Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління;

накази (розпорядження) з основних питань діяльності;

накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань;

накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

рішення колегії;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

   159.Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються окремо від інших документів.

   160.Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

   161.Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах .

   162.Під час реєстрації документу надається умовне позначення реєстраційний індекс.

   163.Використання журнальної форми реєстрації док. допускається в установах з обсягом документообігу до 600 док. на рік (додатки 10 і 11).    

   164.У разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі – центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.

   165.У разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації усіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка (додаток 12) із зазначенням обов’язкових реквізитів (додаток 13).

Перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-контрольній картці може визначатися Головним управлінням, територіальним органом Держземагентства, що належить до сфери його управління.

Організація передачі документів та їх виконання

   166.Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів служба діловодства розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, і структурним підрозділам.

   167.Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Відразу після реєстрації керівнику головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, у теці з грифом “Невідкладно” передаються акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від Держземагентства України.

   168.Документи, розглянуті керівництвом Головного управління територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання.

   169.Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.

   170.Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

   172.Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства, в якій було зареєстровано документ. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це службі контролю.

   173.Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі (секретаря).

   174.Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде служба діловодства.

   175.Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

   176.Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівникові установи, а у деяких випадках – керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби – підготовку для пересилання адресату.

   177.Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

   178.Якщо документ надсилається до кількох установ, після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

   179.Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

 

Організація контролю за виконанням документів

   180.Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

   181.Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов’язковому контролю, за переліком документів, затвердженим керівником установи.

Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва Держземагентства України, Головного управління та територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, рішення колегіального органу, запити на інформацію.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, здійснює перший заступник або заступник керівника Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

   182.Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу контролю – спеціальний підрозділ або посадову особу, відповідальну за здійснення контролю.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

   183.Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівника Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних – з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

   183.Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 14.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

   184.Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління, до якого надійшов документ.

   185.Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

   186.Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

   187.Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності –  посадової особи, яка її заміщає.

   188.У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, –  до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

   189.У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки або банку реєстраційних даних.

 

   190.Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції керівника Головного управління, територіального органу Держземагентства, , що належить до сфери його управління, або його заступника.

   191.Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

   192.Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольної картки або автоматизованої інформаційної системи (бази даних).

   193.Реєстраційно-контрольні картки документів, що перебувають на контролі, групуються в картотеці за строками виконання документів виконавцями або кореспондентами, групами документів (накази керівника, доручення вищих органів влади, рішення колегії тощо).

З других примірників реєстраційно-контрольної картки формуються контрольні картотеки в структурних підрозділах.

   194.На один контрольований документ може бути заведено кілька реєстраційно-контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.

   194.Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу “Контрольні відмітки”. При цьому попередні записи не закреслюються.

   195.Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальних комп’ютерних програм або є складовою системи автоматизації діловодства чи системи електронного документообігу.

   196.Автоматизований контроль за виконанням документів виключає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.

   197.Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

завдань на наступний рік – не рідше одного разу на рік;

завдань на наступні місяці поточного року – не рідше одного разу на місяць;

завдань на поточний місяць – кожні десять днів і за п’ять днів до закінчення строку або за запитами.

Якщо в Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління, функціонує система електронного документообігу, виконавцю надсилається електронне повідомлення про планову дату виконання документа.

   198.Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки керівник Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.

   199.Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління, вихідних документів про виконання завдань.

   200.Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівництву у вигляді зведень про виконання документів (додаток 15).

Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.

   201.У головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його діяльності, з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично у строки, передбачені Інструкцією, складаються і надсилаються до структурних підрозділів – виконавців переліки документів, не виконаних у встановлений строк (додаток 16). Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до служби контролю.

Інформаційно-довідкова робота з документами

   202.Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.

   203.У разі використання карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні картотеки.

Кількість картотек у територіальному органі Держземагентства, визначається з урахуванням рівня централізації реєстраційних і пошукових операцій, а також конкретних умов його діяльності.

   204.Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:

класифікатор з питань діяльності Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління;

класифікатор видів документів;

класифікатор кореспондентів;

класифікатор резолюцій;

класифікатор виконавців;

класифікатор результатів виконання документів;

номенклатура справ.

Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників у Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління, визначається службою діловодства.

   205.У разі запровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

   206.Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службою.

Категорія поштового відправлення та вид надсилання визначається виконавцем документа.

   207.Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється службою діловодства Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

   208.З використанням засобів електрозв’язку служба діловодства здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.

   209.У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.

Види документів, інформація з яких передається каналами електрозв’язку, а також необхідність і порядок посилання адресатові їх оригіналу в паперовій формі визначаються інструкцією Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, з урахуванням наявних у нього технічних і програмних засобів.

   210.Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.

   211.Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів – виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

   212.Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства.

   213.Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов’язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на відпуску – копії вихідного документа, що залишається у справах Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління;

наявність і повноту додатків;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

   214.На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп “Підлягає поверненню”.

   215.Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

   216.Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

   217.Документи, що доставляються фельд’єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

   218.Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства.

   219.Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до служби діловодства у години, встановлені відповідним регламентом.

 

 

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

   220.Номенклатура справ – це обов’язковий для Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються у його діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

   221.Номенклатура справ призначена для встановлення у Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління, єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового
(до 10 років включно) зберігання.

   222.У Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління, складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 17) і зведена номенклатура справ (додаток 18).

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі.

Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

Методична допомога у складенні номенклатур справ надається архівом або діловодною службою.

   223.Зведена номенклатура справ Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, схвалюється комісією з проведення експертизи цінності документів (далі – експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву один раз на п’ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, після чого затверджується керівником.

   224.Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий –використовується службою діловодства як робочий, третій – передається до архіву Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий – надсилається до державного архіву.

Структурні підрозділи Головного управління, територіального органу Держземагентства, державного підприємства, що належить до сфери його управління, отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

   225.Зведена номенклатура справ щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

   226.До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

   227.Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06 – 12,          де 06 – індекс самостійного відділу, 12 – порядковий номер справи, або      04.1 – 07, де 04.1 – індекс відділу у складі управління, 07 – порядковий номер справи.

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна кореспонденція” тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); адресат або кореспондент (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”, наприклад: “Особова справа”, “Персональна справа”.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах”.

Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Протоколи засідань колегії Головного управління Держземагентства у Івано-Франківській області ”.

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування з Держземагентством про затвердження і зміну штатного розпису”.

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: “Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення”.

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: “Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб”.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів Головного управління Держземагентства у Івано-Франківській області на 2012 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів Головного управління Держземагентства у Івано-Франківській області за 2011 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби – заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

   Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

Формування справ

   228.Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

   229.Справи формуються в Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його управління, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. У Головному управлінні, територіальних органах Держземагентства, що належать до сфери його управління, з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік можливе формування справ у службі діловодства.

   230.Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 – 40 міліметрів завтовшки).

   231.Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

   232.Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

   233.Накази (розпорядження) з питань основної діяльності Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

   234.Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

   235.Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.

   236..Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

   237.Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

   238.Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

   239.Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).

   240.Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

   241.Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в Головному управлінні, територіальному органі Держземагентства, що належить до сфери його діяльності, та його структурних підрозділах здійснюється службою діловодства та архівом.

 

Зберігання документів у Головному управлінні, територіальних органах

Держземагентства,

що належать до сфери його управління

 

   242.Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву установи зберігаються за місцем їх формування.

Керівники структурних підрозділів і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.

   243.У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

   244.Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.

   245.Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам – з письмового дозволу керівника установи. На видану справу складається картка – замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

   246.Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

   247.Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника установи з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання.

Експертиза цінності документів

   248.Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

   249.Для організації та проведення експертизи цінності документів у Головному управлінні, територіальних органах Держземагентства, що належать до сфери його управління (у разі потреби в структурних підрозділах) утворюються постійно діючі експертні комісії.

   250.Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства та архіву.

   251.Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву або особі, відповідальній за ведення архіву, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

   252.Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

   253.За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 19).

   254.Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії відповідного державного архіву. Погоджені акти затверджуються керівником головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, після чого документи можуть бути знищені.

   255.Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на справи Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Складення описів справ

   256.Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

   257.Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, такі описи складаються обов’язково.

   258.Описи справ структурного підрозділу територіального органу Держземагентства, державного підприємства, що належить до сфери його управління, складаються щороку за встановленою формою (додаток 20) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архіву.

   259.Номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П – 2011; 5 Т – 2011; 5 ОС – 2011.

   260.Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами “те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису “Примітка” використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

   261.Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

   262.У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались у діловодстві, зазначається: “Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____”.

   263.Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі експертної комісії опис до його затвердження розглядається та схвалюється експертною комісією.

   264.Опис справ структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

   265.На основі описів справ структурних підрозділів архів готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

   266.Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, в установленому порядку подаються для схвалення експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, після чого затверджуються керівником Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління. Один примірник затвердженого опису подається державному архіву.

   267.Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, і затверджуються її керівником.

   268.Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією установи, погоджуються з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, після чого затверджуються керівником установи. Один примірник зведеного опису подається державному архіву.

   269. Головне управління, територіальні органи Держземагентства, що належать до сфери його управління, зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до державних архівів в установлені законодавством строки.

Оформлення справ

   270.Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

   271.Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

   272.Справи з грифом “Для службового користування”, особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі. Необхідність складення внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією по роботі з документами з обмеженим доступом.

   273.Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

   274.Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: “є документи за … роки”.

   275.На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

   276.На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом – номер опису і фонду.

   277.У разі зміни найменування Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, структурного підрозділу протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

   278.Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

 

Передача справ до архіву Головного управління, територіального органу

Держземагентства,

що належить до сфери його управління

 

   279.Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву за рішенням її керівника.  

     Передача справ до архіву здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління.

   280.Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів оформляє видачу справ у тимчасове користування.

   281.Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником архіву в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

   282.Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву за описами.

У кінці кожного примірника опису працівник архівного підрозділу або особа, відповідальна за ведення архіву Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші –залишаються в архіві.

   283.Справи, що передаються до архіву Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління, повинні бути зв’язані належним чином.

   284.У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву установи незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

Головне управління,територіальні органи Держземагентства, що належать до сфери його управління, зобов’язані забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві для постійного зберігання до відповідного державного архіву.

 

 

 

 

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

_____________________

Додаток 1
до Інструкції
(пункт 18)

ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються
за допомогою друкувальних засобів

1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12—14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8—12 друкарських пунктів для друкування реквізиту “Прізвище виконавця і номер його телефону”, виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо. У таблицях використовувати шрифт розміром 12 друкарських пунктів.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

2.Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1 – 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) – через 1 міжрядковий інтервал.

Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін’юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів “Адресат”, “Гриф затвердження”, “Гриф погодження” відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через              1,5 – 3 міжрядкових інтервали.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті “Підпис” друкується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту – 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 міліметра – для абзаців у тексті;

92 міліметри – для реквізиту “Адресат”;

104 міліметри – для реквізитів “Гриф затвердження” та “Гриф обмеження доступу до документа”;

125 міліметрів – для розшифрування підпису в реквізиті “Підпис”.

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів “Дата документа”, “Заголовок до тексту документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”, “Прізвище виконавця і номер його телефону”, “Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи”, найменування посади у реквізитах “Підпис” та “Гриф погодження”, засвідчувального напису “Згідно з оригіналом”, а також слів “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”, “НАКАЗУЮ”, “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”.

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – від межі лівого поля; другий – через 104 міліметри від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова “Додаток” і “Підстава” друкуються від межі лівого поля, а текст до них – через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова “сторінка” та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

___________________

Додаток 2
до Інструкції
(пункт 18)

 

 

ДЕРЖЗЕМАГЕНТСТВО УКРАЇНИ

Головне управління Держземагентства в Івано-Франківській області

 

(місце для назви виду документа)

 

 

 

__________________

 

Додаток 3
до Інструкції
(пункт 18)

 

ДЕРЖЗЕМАГЕНТСТВО УКРАЇНИ

Головне управління Держземагентства в Івано-Франківській області

вул. Сахарова, 34, м. Івано-Франківськ, 76014 тел.(факс), (0342)78-93-90

E–mail: ivano-frankivsk_gu@dazru.gov.ua“>ivano–frankivsk_gu@dazru.gov.ua   Код ЄДРПОУ 20552345

 

___________________№__________________________               На № ____________________від_____________________

 

 

 

______________________

Додаток 4
до Інструкції
(пункт 18)

 

ДЕРЖЗЕМАГЕНТСТВО УКРАЇНИ

Головне управління Держземагентства у Івано-Франківській області

 

 

 

НАКАЗ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_____________________

Додаток 5
до Інструкції
(пункт 37)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються
з проставлянням грифа затвердження

1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектні, проектно-вишукувальні роботи, конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3.  Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

5. Номенклатури справ.

6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

7. Описи справ.

8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).

9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

10. Посадові інструкції.

11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).

12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).

13. Розцінки на виконання робіт.

14. Статути (положення) установ.

15. Структура установи.

16. Форми уніфікованих документів.

17. Штатні розписи.

Додаток 6
до Інструкції
(пункт 71)

ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються

гербовою печаткою

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

3. Висновки державної експертизи землевпорядної документації.

4. Висновки і відгуки на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.

5. Довідки (лімітні, про виплату страхових сум, використання бюджетних асигнувань на зарплат, про нараховану зарплату тощо).

6. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

7. Документи (довідки, посвідчення, свідоцтва тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

8. Доручення (на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні).

9. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

10. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

11. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

12. Звіти в районні центри зайнятості, органи статистики.

13. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

14. Кошторис витрат (на утримання апарату; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

15. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

16. Номенклатура посад працівників, перебування на яких потребує оформлення допуску до державної таємниці.

16. Номенклатура справ.

17. Описи справ.

18. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями тощо).

19. Положення (про структурні підрозділи, посадові інструкції працівників, про територіальні органи Держземагентства; про надання доступу до державної таємниці тощо).

20. Протоколи (погодження планів поставок).

21. Статути державних підприємств, що належать до сфери управління Держземагентства України.

22. Структури (територіальних органів Держземагентства, державних підприємств, що належить до сфери його управління).

23. Специфікації (виробів, продукції тощо).

24. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

25. Титульні списки.

26. Трудові книжки.

27. Штатний розпис.

_____________________

Додаток 7
до Інструкції
(пункт 134)

ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

____________________

Додаток 8
до Інструкції
(пункт 141)

ЗВІТ*
про обсяг документообігу
за ___ ________________ 20__ р.

 

Документи	Кількість документів
	оригінали	копії	усього
Вхідні
Вихідні
Внутрішні
________ Усього

 

Керівник служби діловодства

__________ (підпис)

_____________________ (ініціали (ініціал імені) прізвище)

 

___ ________________ 20__ р.

 

 

 

 

 

 

 

_____________

* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.

 

______________________

Додаток 9
до Інструкції
(пункт 154)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають
реєстрації службою діловодства*

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, програми (копії).

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

5. Прейскуранти (копії).

6. Норми витрати матеріалів.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9. Наукові звіти за темами.

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.

12. Договори.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_______________

*Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8 – 12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах територіальних органів Держземагентства, державних підприємств, що належать до сфери його управління, (бухгалтерській службі, юридичній службі, кадровій службі, бібліотеці, службі науково-технічної інформації тощо).

Додаток 10
до Інструкції
(пункт 163)

 

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів*

 

                          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

____________

* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.

 

_________________

Додаток 11
до Інструкції
(пункт 163)

 

ЖУРНАЛ
реєстрації документів, створених територіальним органом Держземагентства, державного підприємства, що належить до сфери його управління*

 

Дата та індекс документа	Кореспондент	Короткий зміст	Відмітка про виконання документа
1	2	3	4

                          

                                                                                                          

                                                                            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_____________

* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.

 

_________________

Додаток 12
до Інструкції
(пункт 165)

         РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Лицьовий бік

 

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13		14	15	16	17	18	19	20	21	22		23	24	25	26	27	28	29	30	31
Автор документа (кореспондент)													Назва виду документа										Строк виконання
70 мм													70 мм										70 мм
Дата та індекс надходження																		Дата та індекс документа
105 мм																		105 мм
Заголовок документа або короткий зміст
Резолюція або відповідальний виконавець
Позначка про виконання																		Розписка в одержанні документа
210 мм
Зворотний бік
Контрольні позначки
фонд №													опис №										справа №
70 мм													70 мм										70 мм
210 мм

 

_________________

Додаток 13
до Інструкції
(пункт 165)

ПОРЯДОК
заповнення реквізитів
реєстраційно-контрольної картки

Реквізити	Пояснення до заповнення
Назва виду документа	заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється
Автор (кореспондент)	під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування установи (особи) – автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) – кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи
Дата документа	дата, що проставляється на документі установою – автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі –картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами)
Індекс документа	індекс, присвоєний документу установою – автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається
Дата надходження	дата надходження документа до установи переноситься на картку з реєстраційного штампа
Індекс	індекс, присвоєний вхідному документу установою -одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами
Заголовок документа або короткий зміст	переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил
Резолюція	переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції
Відповідальний виконавець	прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону
Строки виконання	проставляється число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді
Позначка про виконання	короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді

_____________________

Додаток 14
до Інструкції
(пункт 183)

СТРОКИ
виконання основних документів

1. Укази, розпорядження і доручення Президента України –  у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.

2. Запит народного депутата України – не пізніше ніж у п’ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим – у п’ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради – в установлений зазначеною Радою строк.

Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту.

3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) – протягом не більш як 10 днів з дня надходження.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

4. Доручення керівництва Держземагентства України – у разі, коли строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів.

5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати – 15 днів з дня реєстрації документа в територіальному органі Держземагентства, державному підприємстві, що належить до сфери його управління, (якщо інший строк не встановлено у документі).

6. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, – у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.

Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону – негайно, про що повідомляється прокурору.

Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.

Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення – у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.

7. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень (далі – запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію – не більше п’яти робочих днів від дня надходження запиту.

У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.

У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту.

Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

8. Звернення громадян – не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

9. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня – до зазначеного в них строку.

10. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, – до двох днів, решта – протягом 10 днів.

Додаток 15
до Інструкції
(пункт 200)

 

ЗВЕДЕННЯ*
про виконання документів, що підлягають
індивідуальному контролю, станом на _________20__ р.

 

 

Найменування посади керівника служби діловодства	____________ (підпис)	______________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ _____________ 20__ р.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

____________

* У разі потреби зведення може доповнюватися додатковими графами.

 

_________________

Додаток 16
до Інструкції
(пункт 201)

 

ПЕРЕЛІК*

 

документів, не виконаних ___________________________________________

_________________________________________________________________
(найменування та індекс структурного підрозділу)

в установлений строк станом на ___ _______________ 20__ р.**

 

 

№	Найменуван-ня установи, що надіслала документ, номер і дата документа	Короткий зміст	Строк викона-ння	Прізвище і посада виконавця	Причини невиконан­ня в установле-ний строк	Стан виконан­ня	Очікувана дата виконання
1	2	3	4	5	6	7	8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_______________

* У разі потреби перелік може доповнюватися додатковими графами.

** Графи шоста, сьома і восьма заповнюються у структурному підрозділі.

__________________

Додаток 17
до Інструкції
(пункт 222)

Найменування Головного управління

Держземагентства, територіального органу,

що належить до сфери

його управління

Найменування структурного підрозділу

 

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________№____________

На__________рік

_________________________________________________________________
(назва розділу)

 

 

        

 

ПОГОДЖЕНО
Особа, відповідальна за архів
(підпис) ініціали (ініціал імені),                прізвище) ___ __________ 20___ р. № _____

 

 

 

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у структурному підрозділі

 

 

Найменування посади особи, відповідальної за діловодство в структурному підрозділі	__________	_______________________
___ ____________ 20___ р.	(підпис)	(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

Підсумкові відомості передано до служби діловодства

Найменування посади особи, відповідальної за передачу відомостей	__________	_______________________
___ ____________ 20___ р.	(підпис)	(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

 

 

 

_____________

Додаток 18
до Інструкції
(пункт 222)

Найменування Головного управління, територіального органу Держземагентства , що належить до сфери його управління	ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника Головного управління, територіального органу Держземагентства, що належить до сфери його управління
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ	(підпис)         (ініціали (ініціал імені),                             прізвище)         МП ___ ___________ 20___ р.
__________ № ___________
На__________ рік

                                                                              

        

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка
1	2	3	4	5

 

_________________________________________________________________ (назва розділу*)

 

Найменування посади керівника служби діловодства	______________	______________________
___ ___________ 20___ р.	(підпис)	(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

 

Віза керівника архіву (особи, відповідальної за архів)

СХВАЛЕНО Протокол засідання експертної комісії     ________ № ________

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання експертно-перевірної комісії державного архіву   ________ № ________

 

                                                                              

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в установі

 

За строками зберігання	Разом	У тому числі
		таких, що переходять	з відміткою “ЕПК”
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
___________ Усього

 

Керівник служби діловодства	______________ (підпис)	______________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
_______________ 20___ р.

 

Підсумкові відомості передано в архів

 

Найменування посади особи, відповідальної за передачу відомостей	______________ (підпис)	______________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
_______________ 20___ р.

 

______________

* Найменування структурного підрозділу (для установ, в яких немає структурних підрозділів), напряму діяльності.

Додаток 19
до Інструкції
(пункт 253)

Найменування територіального органу Держземагентства, державного підприємства, що належить до сфери його управління	ЗАТВЕРДЖУЮ   Найменування посади керівника ____________________________ (підпис)         (ініціали, (ініціал імені)                     прізвище)
	МП
АКТ
__________ № ____________	________________ 20___ р.
_________________________        (місце складення)
Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду

На підставі ___________________________________________________ (назва і вихідні дані

_________________________________________________________________
                         переліку документів із зазначенням строків їх зберігання

_________________________________________________________________
                                         або типової (примірної) номенклатури справ)

відібрано для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № _____________________
                                                                         (найменування фонду)

 

 

№	Заголовок справи або груповий заголовок справ	Дата справи або останні дати справ	Номери описів (номен-клатур) за рік (роки)	Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Приміт-ка
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Разом____________________________________ справ за ___________ роки
                     (цифрами і словами)

Найменування посади особи, яка проводила експертизу цінності документів	____________		______________________
___ __________ 20___ р.	(підпис)		(ініціали (ініціал імені), прізвище)
ПОГОДЖЕНО		СХВАЛЕНО
Протокол засідання експертно-перевірної комісії державного архіву		Протокол засідання експертної комісії
___________ № _______		__________ № ________

 

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ____________ роки схвалено, а з особового складу погоджено з експертно-перевірною комісією__________________________________________________________
                                    (найменування державного архіву)

(протокол від ________________ 20___ р. № ___________)

Документи в кількості ____________________________________ справ
       (цифрами і словами)

вагою ___________________ кілограмів здано в ________________________
                                                                     (найменування установи)

на переробку за приймально-здавальною накладною від _________ № ___ або знищено шляхом спалення.

 

Найменування посади особи, яка здала (знищила) документи	_________	______________________
________________ 20___ р.	(підпис)	(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___________________

Додаток 20
до Інструкції
(пункт 258)

_________________________________________________________________
                                        (найменування установи)

_________________________________________________________________
                                   (найменування структурного підрозділу)

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника
структурного підрозділу
________     ________________________

   (підпис) (ініціали (ініціал імені),

                           прізвище)

______________ 20___ р.

д

ОПИС № _________

_________________________________________________________________
(назва розділу)

№	Індекс справи (тому, частини)	Заголовок справи (тому, частини)	Крайні дати справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком*	Примітка
1	2	3	4	5	6	7

У цей опис включено ____________________справ з № __________ по
                                         (цифрами і словами)

№ _____, у тому числі:        

літерні номери ___________________

пропущені номери ________________

Найменування посади укладача опису	___________	______________________
_______________ 20___ р.	(підпис)	(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

ПОГОДЖЕНО
Керівник служби діловодства ________________________________
(підпис)     (ініціали (ініціал імені), прізвище)
______________ 20___ р.

Передав ________________________________________________ справ
   (цифрами і словами)

та __________________ реєстраційно-контрольних карток до документів***
       (цифрами і словами)

 

Найменування посади працівника структурного підрозділу	________________	_______________________
_____________ 20___ р.	(підпис)	(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Прийняв ________________________________________________ справ
(цифрами і словами)

та ___________________ реєстраційно-контрольних карток до документів.
       (цифрами і словами)

 

Керівник архіву (особа, відповідальна за архів) установи	________________	_______________________
_____________ 20___ р.	(підпис)	(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____________

*Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.

** За наявності експертної комісії структурного підрозділу.

***Передаються разом із справами служби діловодства.

_______________